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江蘇省老年病醫院科研經費管理辦法
2019-04-16

江蘇省老年病醫院科研經費管理辦法

2018年版)

第一章

第一條 為加強我院科研經費管理工作,提高科研經費使用效率,促進科技事業發展,確保科研經費合理、規范的使用,根據國家財政財務制度和相關經費撥出單位的有關規定,結合我院實際,特制定本辦法。

第二條 科研經費是指南京醫科大學附屬老年醫院/江蘇省老年病/江蘇省省級機關醫院/江蘇省老年醫學研究所名義開展科研活動所獲取的各類來源經費,包括以下類別:

縱向科研經費:以我院作為承擔單位,由國家和相關部委、地方政府等部門直接下達的各類科技計劃項目經費,及以我院作為合作單位,承擔的上述來源項目中由項目負責單位轉撥到我院的科研項目經費。

橫向研究經費:是指我院通過對外開展科研獲得的各種非政府計劃安排的科研項目經費,包括技術開發、技術咨詢、技術服務等取得的收入,以及國內外單位、基金會或個人贊助為委托研究的項目所支付的科研專項經費。

本院科研基金:是指我院院級課題經費、引進人才啟動基金、院內用于培養人才和科技發展基金、醫院配套給縱向科研項目的經費、以及其他由院內資金資助的科研項目經費。

第三條 科研課題院內經費配套原則

1、南京醫科大學附屬老年醫院/江蘇省老年病醫院/江蘇省省級機關醫院/江蘇省老年醫學研究所作為第一申請單位獲得的有經費資助的課題:

1)國家級課題、省部級課題,醫院給予1:1配套資金,對配套資金另有要求的按要求配套

2)廳局級課題,按課題申報要求的具體規定,醫院給予1:0.5-1配套資金。

3)廳局級以下級別課題(不含廳局級)、各社會團體(學會、協會、基金會等)課題醫院原則上不予配套資金。

2南京醫科大學附屬老年醫院/江蘇省老年病醫院/江蘇省省級機關醫院/江蘇省老年醫學研究所作為第一申請單位,但無實際經費資助的國家級、省部級和廳局級課題(課題負責人為醫院在職人員),原則上從課題負責人或課題骨干成員的其他項目結余經費中支出。

3、以南京醫科大學附屬老年醫院/江蘇省老年病醫院/江蘇省省級機關醫院/江蘇省老年醫學研究所作為合作單位承擔的課題,有科研經費轉撥至我院的,醫院根據課題合同書具體要求決定是否給予配套。

4、上級部門劃撥(或合作單位轉撥)的科研經費和醫院給予的科研配套經費應分別立賬,醫院配套經費應單獨登記,專款專用,單獨核算。配套經費由課題負責人負責管理,科研課題研究實驗過程中產生的各項開支,原則上先從課題常規經費中支付,在常規經費使用結束后可使用配套經費用于相關科研項目的補充開支。配套經費使用管理與常規課題經費相同。

第四條 凡我院科研人員承擔的各類科研項目資助以及其他單位撥來(或轉來)與醫院科研工作有關的經費,必須納入醫院財務,由科教科統一管理,以項目為單位對項目經費和配套經費分別獨立核算,并確保科研經費專款專用,財務科進行核算及監控,審計辦公室、科教科進行監督。

第二章職責與權限

第五條 建立健全科研經費管理責任制。在院長的統一領導下,醫院科研分管院長對科研經費的管理負責。科研經費管理的重大問題應按照有關規定由院長辦公會研究決定。強化職能部門在經費管理中的作用,科教科、財務科、資產管理科、審計辦公室、各其他科室及項目負責人在科研經費使用與管理中按照下述規定的職責和權限,各負其責,相互協作,密切配合,做好科研經費管理工作。

第六條 科教科負責科研項目申報、立項、合同簽訂及項目執行進展監督等過程管理;會同財務部門指導項目負責人編制經費預算;負責核定科研經費類型和立項編號;負責向財務部門提供科研項目結題決算信息;配合財務部門、項目負責人接受各類科研項目的財務審計檢查;配合財務部門實施科技經費使用的核算管理和服務;制定和完善院內科研經費管理辦法。

第七條 財務科負責科研項目的經費預算指導及審核;負責科研項目經費日常報銷等各項會計核算管理和服務,監控、指導項目負責人嚴格依照項目預算或合同約定以及有關財經法規使用經費;負責科研項目經費中期檢查及結題決算財務報表審核;負責根據科教科提供的項目結題決算信息,依照有關規定辦理項目結余經費上繳等手續;配合項目負責人接受各類科研項目財務審計檢查等。

第八條 資產管理科負責科研經費購置的固定資產、無形資產和衛生材料出入庫手續的辦理。

第九條 審計辦公室負責根據上級部門和醫院的要求,定期或不定期開展科研經費內部檢查或專項審計,對重大、重點科研項目開展過程跟蹤審計,監督項目負責人及醫院各職能部門依照科研經費管理有關規定在其權責范圍內正確、合理使用和管理經費,并及時向醫院上報審計報告。

第十條 科研分管院長負責領導和督促本院科研工作的正常開展,合理配置資源,監督項目落實配套資金,為科研項目執行提供條件保障;監督預算執行,督促項目執行進度,評價科研績效;審批各類科研經費的日常支出,根據相關規定審核各類科研合作合同及經費支出合同,以及本單位科研項目及經費使用的其他各項管理工作。

第十一條 科研項目負責人是項目經費使用的直接責任人,對經費使用的合規性、真實性和有效性承擔經濟和法律責任。項目負責人應熟悉并掌握國家有關科研經費管理的法律法規和財務規章制度,依法、據實編制科研項目預算和決算,按照批復預算和合同(任務書)使用經費,接受上級和醫院相關部門的監督檢查。

第三章預算管理

第十二條 科研經費到賬后,項目負責人應在財務科、科教科的指導下,按相關主管部門的規定,參照相關財務、審計要求,根據項目研究開發任務的特點和實際需要,按照政策相符性、目標相關性和經費合理性的原則,對各大項費用范圍額度做出合理劃分,科學、合理、真實地編制項目經費預算,作為項目開展后經費報賬憑據,嚴禁編制虛假預算套取科研經費。

第十三條 若項目負責人編報自籌經費預算,則應由本人提供自籌經費證明,并保證自籌經費能夠及時、足額落實到位。

第十四條 項目經費預算一經批復,項目負責人必須嚴格按預算核定的用途、范圍和開支標準使用項目資助經費。批準后的預算如確有必要調整時,應履行相關手續,具體調整規范如下:

1、項目預算總額調整、課題承擔單位變更或課題合作單位之間預算調整,應按規定報課題主管部門批準。

2、項目預算總額不變的情況下,材料費、燃料動力費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費等,超過預算規定額度的開支或超經費計劃的開支,須在開支前由課題負責人向科教科書面陳述理由并提出申請,由科教科審批后方可實施。

3、測試化驗加工費原則上不得調整,如需進行項目預算計劃之外的測試化驗加工內容,或者項目預算計劃之內測試加工內容但經費超出原先預算10%或金額超支0.5萬元,必須提出書面申請,經科教科和分管院長同意,簽署檢測加工合同交科教科備案后方可實施。

4、設備費、專家咨詢費、勞務費預算不予調增,如需調減的,由科教科審批,可用于項目其他方面支出。

5、會議費、差旅費、國際合作與交流費三項預算合并編制,統籌使用,不超過直接費用10%的,無需提供預算測算依據。

6、項目間接費用預算不得調整。

第四章 科研項目經費的立賬流程

第十五條 醫院各有關部門收到的科研項目經費文件(包括行政文件、與有關部門或個人簽署的科研協議等),一律經由院長辦公室通知科教科。

第十六條 財務科在收到各級部門劃撥的各類科研項目經費后,在經費到賬7日內,以書面形式通知科教科。

第十七條 科教科在接到財務科經費到賬通知后,根據國家相關部門批文(縱向項目)、合作協議(縱向合作項目)、科研合同(橫向項目),醫院相關文件(院級項目),核實經費來源和經費歸屬,編制院內編號,以書面形式通知財務科,辦理立項和入賬手續。

 

第五章 科研項目經費報銷流程

第十八條 經辦人填寫報銷相關表單,例如:《江蘇省省級機關醫院報銷憑證》《差旅費報銷表》等,提交相關附件,并在報銷相關表單上粘貼原始票據、證明文件等附件資料。

第十九條 科研項目經費的報銷憑證必須符合財務管理規定。科教科根據經費使用的相關規定,對報銷票據進行登記,審查所報銷的開支是否符合經費預算、開支范圍及規定內容;財務科審核票據的合法性和準確性;后交由分管院長和院長審批,最后財務科給予報銷。

第二十條 凡超出項目初始預算開支內容,或者項目預算計劃內開支內容但經費超出原先預算10%或金額超支0.5萬元,須按照本規定的預算管理辦法,出具預算調整批準文件,方可進入報銷流程,否則自行承擔相關費用。

第六章收入和支出管理

第二十一條 財務科根據科教科通知和科研立項證明按實際收到的款項確認科研經費收入,在項目經費預算額度范圍內,根據相關立項證明及合法財務憑證確認科研經費支出。

第二十二條 項目負責人是項目經費使用和管理的直接責任人,應當遵守國家有關科研資金支出管理制度,嚴格執行已批復的經費預算及相關合同,本著勤儉節約的原則合理安排支出,最大限度地減少資金的結存結余,提高課題預算的執行效率,自覺接受有關部門的監督和檢查。

第二十三條 各項開支基本上參照課題申報書或計劃書中所列開支項目和比例執行,并符合基本的財務和審計要求。

第二十四條 科研經費的具體支出范圍:

1、設備費:包括在項目研究過程中購置或試制專用儀器設備,對現有儀器設備進行升級改造,以及租賃外單位儀器設備而發生的費用。專項經費應嚴格控制設備購置費的支出。科研儀器設備的購置,在科研項目預算經費范圍內,由課題負責人申請,科教科審核,分管院長及院長簽字,采購中心按照醫院有關程序實施購置。成套設備嚴禁為降低單項購置費用,進行硬件整體拆分或者硬件軟件拆分后分別購置。

用科研項目經費購買的儀器設備(單價≥0.1萬元),由采購中心統一購買,必須經資產管理科辦理入庫、納入項目承擔科室固定資產后方可辦理報銷手續。報銷人應提供立項預算文件、發票、資產管理科入庫單、儀器設備說明書及照片附件,科教科審核后進入報銷流程。

科研經費購置的儀器設備,原則上應在院內使用,確因研究需要在院外使用的,應在購置申請中一并說明,經審批同意后,分別按以下程序辦理:(1)項目結題后不收回的,按醫院《對外捐贈醫療器械管理規定》辦理捐贈手續;(2)項目結題后收回的,由項目負責人負責收回,并經資產管理科確認后方可辦理結題手續。

購置的儀器設備除一般耗材外,所有權歸醫院所有,由課題組使用,不納入科室成本。項目結題(或終止)后,原則上項目承擔科室可繼續使用。

2、材料費:包括在課題研究實驗過程中各種原材料、輔助材料、試劑、藥品、低值易耗品等消耗品購置費,實驗動物、植物購置、種植、養殖費;標本、樣品的采集、加工費和包裝運輸費等。按醫院財務制度規定,辦理衛生材料入出庫手續,科教科審核后進入報銷流程。

3、測試化驗加工費:包括在項目研究過程中支付給外單位(包括依托單位內部獨立經費核算單位)的檢驗、測試、化驗及加工等費用。相關費用的轉賬劃撥應以正式的經過相關部門認可的合作協議為依據。

檢測加工費金額介于1萬元到10萬,檢測加工內容實施前需簽訂合同經科教科備案及分管院長同意,報銷時提供合同原件、實驗報告(包括加工明細、實驗記錄/數據)作為報銷憑據。

檢測加工費金額超過10萬者,檢測加工內容實施前進行項目招標,經科教科備案及分管院長、院長同意后簽訂合同,按照合同撥付經費。報銷時提供合同原件、實驗報告(包括加工明細、實驗記錄/數據)作為報銷憑據。

4、受試者入組費:給予受試者的補償費用,原則上相關費用支付不得采取現金預付,應通過財務科發放費用至受試者銀行賬戶。若無法實現銀行轉賬發放,則需填寫報銷表格、受試者姓名、身份證號、聯系電話、實驗時間地點、受試者簽字作為報銷憑據。

5、院內科室間聯合研究費:指支付給聯合研究的科室如放射科、心功能室、超聲診斷科、中心實驗室、檢驗科、健康管理中心等的經費,需要轉撥經費至相關科室時,需填寫報銷表格、受試者姓名、身份證號、聯系電話、實驗時間地點、受試者簽字作為報銷憑據。

6、燃料動力費:包括在項目研究過程中相關大型儀器設備、專用科學裝置等運行發生的水、電、氣、燃料消耗費用等,按實際到賬經費的5%提取。

7、差旅/會議費/國際合作與交流費:差旅費包括項目研究過程中開展科學實驗(試驗)、科學考察、業務調研、學術交流等所發生的差旅費、市內交通費用等。

會議費是指在項目研究過程中為了組織開展學術研討、咨詢以及協調項目研究工作等活動而發生的會議費用。

差旅、會議費支出標準應當按照《江蘇省省級機關醫院/江蘇省老年醫院/江蘇省老年醫學研究所差旅費管理辦法》執行。

國際合作與交流費是指在項目研究過程中項目研究人員出國及赴港澳臺、外國專家來華及港澳臺專家來內地工作的費用。國際合作與交流費應該嚴格執行國家、省外事資金管理的有關規定。國內合作需有協議,按協議規定的內容執行。

8、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費:包括在項目研究過程中,需要支付的論文版面費、出版費、資料費、學術刊物訂閱費、專用軟件購買費、文獻檢索費、專業通信費、專利申請與維護、結題評審、成果鑒定、報獎評審及其他知識產權事務等費用。屬于無形資產范圍的,必須經資產管理科辦理入庫、納入項目承擔科室無形資產后方可辦理報銷手續。

資料復印、打印費超過400元,除提供發票外,須同時提供復印內容明細。圖書費需提供發票、圖書名稱明細、圖書入庫單。

大額專用軟件購置費超過0.5萬元,需要提交申請經科教科備案后分管院長簽字后方可購買,提供批準文件、發票、軟件編號與注冊碼、使用計算機固定資產號。

9、勞務費:是指在項目研究過程中支付給課題組成員中沒有工資性收入的科研人員,例如參與項目研究的研究生、博士后、訪問學者以及項目聘用的研究人員、科研輔助人員的人員費用。項目聘用人員的勞務費開支標準,參照本市科學研究和技術服務業從業人員平均工資水平,根據其在項目研究中承擔的工作任務確定,其社會保險補助納入勞務費科目列支。支付額度參照相應科技項目具體規定。原則上不得采取現金預付,需填寫包含領取人身份信息和銀行卡賬號的領取單,領取人簽字,財務科審核領取人當年度已領取實際津貼金額后,經科教科進入報銷流程,由財務科發放至領取人銀行卡賬號。

10、專家咨詢費:是指在項目研究過程中支付給臨時聘請的咨詢專家的費用。專家咨詢費標準按國家有關規定執行。

11、辦公用品費:需提供發票和辦公用品明細。嚴禁商場超市購物卡、禮品劵等票據報銷。

12、管理費(項目組織實施費):指項目承擔單位為組織和支持科研項目研究開發而發生的難以直接計入科研項目成本的各項費用。按課題經費總額的8%提取作為醫院科研管理費(其中醫院3%,科教科5%),主要用于醫院為完成科研項目研究工作所提供各種條件和服務的補償,以及為開展醫院科研工作和提高科研管理工作水平等事務開支。

13、其他:項目研究過程中發生的除上述費用之外的其他支出,應當在申請預算時單獨列示,單獨核定。

第二十五條 項目負責人應該嚴格按照資金開支范圍和標準辦理支出:不得利用虛假票據套取資金,不得通過編造虛假勞務合同、虛構人員名單等方式虛報冒領勞務費和專家咨詢費,不得通過虛構測試化驗內容、提高測試化驗支出標準等方式違規開支測試化驗加工費。

第二十六條 科研經費單筆支出金額超1萬元,應簽訂合同,包括購買各類設備、試劑、耗材、實驗動物等,應按《江蘇省省級機關醫院/江蘇省老年醫院/江蘇省老年醫學研究所合同管理辦法》辦理,科研項目相關各類合作協議、技術合同由科教科負責審核。

第七章轉撥經費管理

第二十七條 與其他單位合作申報的科研項目,需要按預算轉出科研合作經費或協作費,必須訂立科研合作合同。項目負責人應提供科研項目批件、項目合同、合作合同、經費預算、合作單位的合法有效財務憑據等相關材料,經醫院科教科審批,交由財務科辦理經費轉撥手續。項目負責人應及時向合作單位索取相應的發票,提交至財務科作為付款入賬憑證。

第二十八條 項目負責人應及時嚴格按預算辦理經費轉撥手續,并加強對外撥經費的監督管理。不得層層轉撥、變相轉撥經費,不得借科研協作之名,將科研經費挪作它用或轉入與項目負責人有直接經濟利益關系的關聯單位,不得將款項轉入非合作單位或個人的銀行賬戶。院內各項目之間的轉賬也必須要有與項目有關的實質性的業務內容,不得隨意相互轉撥科研經費。

第二十九條 因科研工作需要預借、預支以及院外科研合作轉帳者,須遞交申請,經科教科審核并呈分管院長及院長審批后,由財務科辦理相應手續。凡所借科研經費不得長期掛帳,必須在三個月內報銷,逾期將從工資中扣除。

第八章決算與結余經費管理

第三十條 課題研究結束后,課題負責人應全面清理科研經費收支和應收、應付等款項。暫付款尚未結清的,應在結題之前全部報銷或歸還,否則不予辦理結題手續。

第三十一條 科研項目結題時,項目負責人應至財務科查詢項目收支情況,根據編報項目決算的要求和規定,嚴格按照批準的資助項目經費預算及財務科提供的科研項目財務明細賬目,如實編報資助項目經費決算并對項目決算的真實性、準確性負責,審計辦公室予以指導和審查。決算資料應由財務科、科教科、審計辦公室審核簽署意見、簽字蓋章后存檔備查。

第三十二條 項目完成任務目標并通過驗收三個月后,結余資金按主管部門規定可留在醫院使用的,由科教科會同財務科分配項目結余經費,為課題負責人設立項目結余經費戶,并同時取消原科研經費戶。同一負責人所有科研項目結題后的結余經費均轉入項目結余經費戶專項管理,繼續用于科研活動的直接費用支出,2年后仍未使用完的,按規定收歸醫院賬目。項目中止或撤銷的,剩余資金應按項目主管部門要求及時辦理相關手續。

第三十三條 科研項目節余經費可用于以下開支:研究材料和實驗設備的購置、文章的發表、專利的申請和其他科研項目的預研究和啟動等。

第三十四條 科研經費的轉移:若課題負責人由于離職等原因,按相關約束制度及協議內容,由科教科和財務科共同辦理經費轉移手續。

第三十五條 課題負責人須按規定嚴格控制經費開支,若科研經費無結余而課題未完成且無法結題者,責任自負。

第九章監督檢查

第三十六條 建立健全醫院科研經費使用和管理的監督約束機制。科教科應及時了解項目合同執行情況及經費使用情況,督促經費按核定的預算合理使用。財務科加強對科研經費收支的會計監督,財務科須按課題相關文件和經費計劃,監控科研經費到達和執行情況,經費不能執行到位的,由財務科會同科教科向有關方面督促下達。審計辦公室加強對科研經費收支的審計監督,對科研項目負責人使用科研經費實施有效監督,做到手續完備,賬目清楚,核算準確,監督有力,確保科研項目資金安全并合理使用。

第三十七條 科研項目經費實行專款專用、按計劃開支、自行調節、年終結轉、項目結束后進行決算的管理原則,各部門不得以任何名義實施弄虛作假、截留、挪用或擠占科研專項經費的違反財經紀律行為。對科研經費使用中的違規行為,應追究有關人員的責任。

第三十八條 項目負責人及其所在科室、相關職能部門要自覺接受并積極配合上級財政部門、審計機關等有關部門和科研經費提供方或其委托的社會中介機構,依據國家有關法規和科研合同對科研經費的管理和使用情況進行的檢查與監督,并提供有關資料。對檢查中發現的問題,應及時糾正,對違反財經紀律的行為,應追究有關人員責任并按有關規定給予處罰。

第十章

第三十九條 本辦法自公布之日起執行,原《江蘇省省級機關醫院科研經費管理辦法》同時廢止。本辦法如遇國家和上級主管部門政策調整,以國家和上級主管部門規定為準。凡本辦法未涉及事項,參照相關制度執行。本辦法由科教科、財務科負責解釋。

 

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